KPI là gì? Cách xây dựng chỉ số KPI hiệu quả

0
Tài chính

Trong kinh doanh hoặc marketing KPI là một chỉ số rất đỗi quen thuộc. Tuy nhiên, chắc hẳn khái niệm này vẫn còn khá mơ hồ đối với những người mới đi làm hoặc mới tìm hiểu về các chỉ số trong công việc. Vậy KPI là gì? Làm sao để xây dựng chỉ số KPI hiệu quả?

KPI là gì?

KPI là gì

KPI (viết tắt của từ Key Performance indicators – Chỉ số đánh giá thực hiện công việc) là chỉ số dùng để đo lường hiệu quả, hiệu suất, chất lượng thực hiện công việc của toàn doanh nghiệp hoặc của mỗi cá nhân. 

Khái niệm KPI sẽ giúp chúng ta hiểu rõ một đơn vị kinh doanh, một công ty hay một cá nhân đang thực hiện công việc tốt đến đâu so với những mục tiêu chiến lược đã đề ra.

Để KPIs hiệu quả thì phải có sự phù hợp với các mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp. Nó sẽ theo dõi một cách chính xác nhất các mục tiêu của mình trong một khoảng thời gian cụ thể.

Bên cạnh đó, KPI cũng cho phép chủ sở hữu doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quan về hiệu suất của từng nhân viên, từng bộ phận và công ty nói chung tại bất kỳ thời điểm nào. 

Ưu – nhược điểm của KPI

Chỉ số KPI có những ưu điểm và nhược điểm như sau:

Ưu điểm:

  • Đặt ra các mục tiêu cụ thể, giúp việc đạt được các mục tiêu trở nên dễ dàng hơn.
  • Độ chính xác của kết quả KPI cao, từ đó giúp cho việc đánh giá ít nhầm lẫn.
  • Có thể áp dụng nhiều chỉ số KPI cho nhiều lĩnh vực hoạt động kinh doanh như hiệu quả tài chính, quản lý nhân sự,…

Nhược điểm:

  • Rất khó để xây dựng chỉ số KPI và áp dụng nó một cách hiệu quả. Vì vậy, đòi hỏi người đặt ra mục tiêu phải có chuyên môn cao và hiểu rõ về chỉ số KPI.
  • Nếu không điều chỉnh được KPI để phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp thì có thể dẫn đến hiệu suất công việc kém.
  • KPI có thể gây ra tâm lý tiêu cực trong nhân viên, nếu tình trạng này kéo dài sẽ ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa nhân viên và cấp trên và doanh nghiệp. Ngoài ra, nếu KPI không rõ ràng thì có thể khiến cho nhân viên mất đi ý chí phấn đấu trong công việc.

Phân loại chỉ số KPI

KPI kinh doanh

KPI kinh doanh là các chỉ tiêu sử dụng để đo lường các mục tiêu kinh doanh ngắn hạn hoặc dài hạn. Nhờ đó mà doanh nghiệp có thể xác định được đâu là những lĩnh vực kinh doanh kém hiệu quả để thực hiện cải tiến quy trình kinh doanh.

Một số tiêu chí đánh giá KPI kinh doanh thường gặp là: chi phí mua lại, giá trị trọn đời của khách hàng, tăng trưởng bán hàng và sử dụng lại dịch vụ của khách hàng, tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng,… 

KPI tài chính

KPI tài chính

Nơi tiếp nhận và quản lý tiền tệ của doanh nghiệp chính là bộ phận tài chính kế toán. Chính vì vậy, bộ phận này luôn phải công tâm, minh bạch và phản ánh chính xác thực trạng doanh nghiệp. Theo đó, KPI tài chính được lập ra để ban lãnh đạo biết được tình hình tài chính công ty tốt hay xấu hay đánh giá bộ phận này đã làm việc đúng mục tiêu hay chưa. 

Các chỉ tiêu để đo lường KPI tài chính thường gặp là: chỉ số thanh toán nhanh, chỉ số thanh toán hiện hành, chỉ số vòng quay các khoản thu, chỉ số tiền mặt, chỉ số vòng quay hàng tồn kho, chỉ số vòng quay các khoản phải trả.

KPI tiếp thị

KPI tiếp thị là chỉ số KPI dành cho bộ phận tiếp thị và bộ phận Marketing, bao gồm các tiêu chí đánh giá để xem hoạt động quảng bá thương hiệu đã diễn ra phù hợp và hiệu quả hay chưa.

KPI tiếp thị đánh giá dựa trên những số liệu cụ thể về mức độ nhận diện sản phẩm, các chi tiết trong quảng cáo (có thể nhờ gợi ý) hoặc tỷ lệ những người nhớ lại quảng cáo, số lượng người hỏi mua sau tiếp thị, đánh giá của khách hàng về thông điệp quảng cáo, doanh thu từ hoạt động tiếp thị.

KPI bán hàng

KPI bán hàng là chỉ số KPI được áp dụng cho đội ngũ bán hàng, phòng bán hàng. Chỉ số này được sử dụng để đo lường khả năng đạt được mục đích và mục tiêu từ số liệu bán hàng cũng như giúp theo dõi kết quả và mức tăng trưởng doanh thu hàng tháng. Đây cũng là chỉ số KPI cực kỳ quan trọng trong việc đánh giá chất lượng của cả quy trình bán hàng, quy trình kinh doanh tổng thể.

Các tiêu chí để đo lường khi áp dụng KPI bán hàng thường bao gồm: mục tiêu bán hàng, tăng trưởng doanh số bán hàng, doanh thu trung bình trên mỗi khách hàng, chi phí chuyển đổi khách hàng, chỉ số tỷ lệ dẫn đến cơ hội, chỉ số giá trị lâu dài của khách hàng, doanh thu trên mỗi nhân viên bán hàng hoặc đại diện bán hàng. 

KPI quản lý dự án

Các dự án thường khó quản lý và đôi khi có thể bị chậm so với tiến độ. Do đó, các doanh nghiệp đã đặt ra KPI quản lý dự án để dễ dàng theo dõi phần trăm đạt được cũng như tiến độ của các mục tiêu. Nhờ số liệu này, bạn sẽ biết được xác suất mà dự án hoàn thành theo thời hạn là bao nhiêu và cần đẩy mạnh những gì. 

Ngoài ra, chúng ta cũng có thể phân loại thành 2 dạng KPI chính đó là KPI chiến lược và KPI chiến thuật. Theo đó: 

  • KPI chiến lược: Là các chỉ tiêu gắn với mục tiêu chiến lược của công ty trong ngắn hạn hoặc dài hạn và liên quan đến những vấn đề quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình kinh doanh của công ty. 
  • KPI chiến thuật: Là KPI gắn liền với các nhiệm vụ cụ thể được đưa ra để nhằm mục đích đạt được các KPI chiến lược hoặc mục tiêu chiến lược của công ty. 

Cả hai chỉ số KPI này đều do ban lãnh đạo đưa ra và quản lý.

Ý nghĩa của chỉ số KPI 

Ý nghĩa của chỉ số KPI

Đối với doanh nghiệp 

KPI đóng vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp. Đây không chỉ là những chỉ số giúp doanh nghiệp đo lường được sự hiệu quả của chiến lược marketing hay kinh doanh hay marketing mà còn là thước đo để đánh giá năng lực của nhân viên. Cụ thể:

  • Xây dựng đầu việc cụ thể cho nhân viên dựa vào KPIs.
  • Đánh giá chính xác năng lực và hiệu suất làm việc của nhân viên.
  • Đánh giá chiến lược kinh doanh và hoạch định lại chiến lược nếu cần thiết.
  • Tạo môi trường học hỏi, phấn đấu cho nhân viên.

Đối với người đi làm 

KPI là chỉ số mà các nhân viên cần nắm rõ để không bỡ ngỡ khi được giao các đầu việc với KPI cụ thể. Hiểu được KPI là gì và hiểu được tầm quan trọng của KPI đối với mình sẽ giúp cho nhân viên có thể dễ dàng theo dõi, kiểm soát được KPI và thực hiện công việc dựa trên các chỉ số đã được đề ra.

Theo đó, dồn deadline, việc chạy KPI và cuối cùng là không hoàn thành chính là một trong những hậu quả của việc không nắm rõ về chức năng của KPI cũng như cách hoàn thành nó. Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp/bộ phận áp dụng KPI nhưng lại không thực hiện được hoặc không thành công. Dĩ nhiên lý do dẫn đến thực trạng này thì nhiều vô kể. 

Nhìn chung, KPI có một số vai trò đối với người đi làm như sau: 

  • Hiểu được mức độ công việc cần hoàn thành là bao nhiêu.
  • Đo lường được mức độ hoàn thành công việc so mới mục tiêu đề ra.
  • Có kế hoạch làm việc rõ ràng theo từng KPI, từng mục tiêu.
  • Có động lực làm việc để đạt được mục tiêu.
  • Nhân viên có thể nhận ra được khi nào tiến độ hay hiệu quả bị trật khỏi KPI và không như mục tiêu đề ra dễ dàng để từ đó điều chỉnh và cải thiện sao cho phù hợp.

Cách xây dựng chỉ số KPI hiệu quả

Xác định ai là người xây dựng KPIs

Người xây dựng KPIs phải được xác định đầu tiên và luôn là người hiểu rõ về bức tranh toàn cảnh, các mục tiêu đã được đề ra và công việc cần phải hoàn thành. Từ mục tiêu được đề ra, người xây dựng KPI cho từng bộ phận, thường là trưởng bộ phận/quản lý, sẽ vạch ra KPI cho bộ phận của mình và các vị trí trong bộ phận của mình từ mục tiêu đặt ra dưới sự chỉ đạo của quản lý cấp cao.

Mặc dù nhân viên không phải là người trực tiếp đề ra KPIs nhưng họ cũng có quyền được góp ý và thảo luận với người đề xuất, vì chính họ sẽ là người làm việc theo KPI đó.  Do đó, người đặt ra KPI cũng cần phải tham khảo ý kiến của cấp dưới để có thể xác định được KPI phù hợp nhất có thể. Điều này sẽ ảnh hưởng tới tính minh bạch của kết quả và tính khả thi của mục tiêu cuối cùng. 

Xác định các chỉ số KPI bằng công cụ SMART

Để quy trình làm việc được tập trung, thống nhất và đạt được mục tiêu cuối cùng, cần xác định KPI một cách đúng đắn nhất, lựa chọn những chỉ số quan trọng, phù hợp và có thể thực hiện được.

Để đạt được điều đó, hãy sử dụng công cụ SMART – đây là một công cụ được sử dụng để thiết lập mục tiêu phổ biến. SMART nghĩa là 4 chữ cái tương ứng với 5 đặc điểm mà mục tiêu phải có, hay cụ thể ở đây là KPI: Specific (cụ thể), Measurable (có thể đo lường được), Attainable (có thể đạt được), Relevant (thực tế, có liên quan), Time-bound (thời gian cụ thể). Cụ thể:

Specific: KPI phải cụ thể

Các thông số của chỉ số KPI cần được xác định cụ thể, rõ ràng để thuận tiện cho việc tổng hợp, theo dõi và đánh giá. Chẳng hạn như thay vì đặt ra rằng nhân viên phải bán được nhiều đơn hàng nhất có thể trong một tháng thì hãy đặt ra một con số cụ thể là 500 đơn hàng hay dùng phần trăm như 85% hoặc 90%. 

Measurable: KPI phải đo lường được

KPI phải là những chỉ số có thể được đo lường và quy đổi thành những con số cụ thể. Điều này không chỉ giúp việc theo dõi, đánh giá hiệu suất công việc dễ dàng hơn mà còn giúp việc tổng hợp, trình bày trên các phần mềm, công cụ quản lý công việc được thực hiện một cách dễ dàng.

Attainable: KPI phải thực hiện được

Cũng tương tự như mục tiêu, nếu KPI xa rời thực tế và người thực hiện cũng không thể đạt được thì KPI đó vô giá trị. 

Từ mục tiêu và từ thực trạng hiện tại về nhân lực, trang thiết bị, hay cả các yếu tố bên ngoài, hãy xây dựng và đưa ra KPI phù hợp với thực tế. 

Relevant: KPI phải liên quan đến mục tiêu đề ra

KPI vốn được thiết lập để giúp đạt được các mục tiêu đã đặt ra trước đó. Do đó, hãy chỉ tập trung làm những việc giúp bạn đạt được mục tiêu của mình. Loại bỏ các KPI không quan trọng hoặc không liên quan.

Time-bound: Cần một thời gian cụ thể để hoàn thành KPI

KPI cần có deadline hay một mốc thời gian cụ thể. Thời gian đó có thể được tính theo ngày, tháng, quý, thậm chí theo năm. Thời gian thực hiện có thể khác nhau tuy theo mỗi loại chỉ số KPI.

Áp dụng KPI và đánh giá mức độ hoàn thành 

Áp dụng KPI và đánh giá mức độ hoàn thành

Khi đã xác định được các KPI quan trọng nhất, bước tiếp theo là phân chia nhiệm vụ/công việc và triển khai thực hiện. Trong quá trình này, người xác định KPI cần theo dõi và ghi nhận kết quả hoạt động của các bộ phận hoặc người chịu trách nhiệm để đánh giá hiệu quả công việc của họ.

Đánh giá KPIs và tính toán với lương thưởng

Thông thường, KPI sẽ liên quan đến lương thưởng và được tính bằng một công thức cụ thể. Nhà quản lý cần đánh giá việc hoàn thành KPI để quyết định mức lương, thưởng hợp lý cho nhân viên.

Điều chỉnh KPIs phù hợp với thực tế hoàn thành công việc 

Trong quá trình triển khai, KPI có thể có những thay đổi cần được điều chỉnh để phù hợp hơn với năng lực công việc thực tế hoặc mục tiêu kinh doanh. Tuy nhiên, chỉ nên thay đổi nếu đã có sự theo dõi, đánh giá khách quan trong một thời gian nhất định.

Kết luận

Vừa rồi là một số thông tin về KPI, ý nghĩa của cũng như cách xây dựng chỉ số KPI hiệu quả mà Đầu tư Tiết kiệm muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng bài viết đã giúp bạn đọc quan tâm trang bị được thêm những kiến thức hữu ích.

Tôi là Lan Anh - Biên tập viên phân tích tài chính, với 5 năm tìm hiểu về thị trường tài chính cũng như đầu tư. Rất hy vọng những kiến thức mà tôi học hỏi và tích lũy được có thể hỗ trợ, cung cấp đến các bạn những thông tin chính xác, tư vấn hỗ trợ xử lý các dịch vụ tài chính, đầu tư hiệu quả nhất!

dang-ky-dau-tu-nhat-nam

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN MIỄN PHÍ NGAY

[contact-form-7 id="567" title="Form đăng ký Nhật Nam"]

BÀI VIẾT CÙNG CHUYÊN MỤC