“Bạn có yêu cuộc sống không? Nếu có thì đừng lãng phí thời gian, vì thời gian chính là viên gạch xây nên cuộc sống này”. Đó là câu nói nổi tiếng của Benjamin Franklin. Bạn không thể thay đổi số giờ trong một ngày nhưng bạn có thể sử dụng chúng hiệu quả mà không phải căng thẳng và chịu áp lực tinh thần. Vậy làm thế nào để quản lý thời gian trong công việc một cách hiệu quả? Cùng tìm hiểu qua bài viết sau nhé
Quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian được hiểu là quá trình lên kế hoạch tổ chức thời gian cho từng hoạt động công việc, từng chi tiết cụ thể, đã liệt kê cho tới khi có thể hoàn thành. Bởi thời gian vốn dĩ có hạn nên việc quản lý thời gian cần hiệu quả.
Để đánh giá quản lý thời gian hiệu quả là gì cần dựa trên chất lượng công việc tạo ra, không phải dựa theo những tiến độ nhanh hay chậm của công việc. Cùng trong khoản thời gian đó, với những người quản lý hiệu quả thì sẽ làm được nhiều công việc hơn, chất lượng công việc tốt hơn rất nhiều. Điều này đảm bảo được năng suất, tiết kiệm được thời gian hoàn thành công việc.
Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian trong công việc
Giúp bạn nâng cao năng suất làm việc
Nâng cao năng suất làm việc
Biết cách quản lý thời gian sẽ giúp bạn sắp xếp các kế hoạch và nhiệm vụ hàng ngày dựa vào mức độ quan trọng và theo các thứ tự ưu tiên. Kết hợp các nhiệm vụ với quỹ thời gian có sẵn là một cách để bạn làm việc mà không tốn quá nhiều công sức.
Với cách làm này, bạn sẽ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nên hoàn thành trước, từ đó tăng hiệu quả công việc.
Bên cạnh đó, sử dụng thời gian hợp lý còn giúp bạn nâng cao khả năng sáng tạo nhờ những khoảng thời gian trống từ việc sắp xếp công việc hợp lý.
Giảm bớt áp lực và căng thẳng
Căng thẳng là điều không thể tránh khỏi khi làm việc. Nhưng nếu tình trạng kéo dài với mức độ ngày càng nghiêm trọng, bạn nên tìm cách giảm bớt áp lực. Chuyên gia nghề nghiệp Julie Jansen cho biết: “Điều đầu tiên mà tôi thường khuyên những người muốn phát triển sự nghiệp là hãy kiểm soát mức độ căng thẳng của bạn”. Vì vậy, hãy học cách quản lý thời gian hiệu quả, kiểm soát thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn giảm căng thẳng, tránh được áp lực “deadline” và hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ có nhiều thời gian hơn để dành cho gia đình, chăm sóc sức khỏe của chính mình, chất lượng cuộc sống của bạn sẽ được cải thiện đáng kể.
Hạn chế thói quen xấu
Những thói quen xấu như trì hoãn công việc, sắp xếp công việc không khoa học,… sẽ gây tác hại khôn lường cho cá nhân và tập thể nơi cá nhân ấy làm việc. Quản lý thời gian sẽ giúp bạn loại bỏ những thói quen không tốt, đồng thời tạo động lực để bắt tay thực hiện những dự án lớn nhờ kế hoạch đã được vạch ra với mục tiêu rõ ràng và thời gian biểu chính xác.
Cách quản lý thời gian hiệu quả trong công việc
Áp dụng Phương pháp 40 – 30 – 20 – 10
Áp dụng quy tắc 40-30-20-10
Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10 là quy tắc được rất nhiều người áp dụng để quản lý thời gian khoa học nhất.
Bạn có thể đã từng nghe nhiều lời khuyên về quản lý thời gian như hãy dành nhiều thời gian vào những vấn quan trọng nhất và dành ít thời gian vào những việc nhỏ vì chúng có thể gây xao lãng việc quan trọng. Vấn đề chính ở đây là không phải lúc nào lựa chọn này cũng trắng đen rõ ràng. Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10 sẽ giúp bạn điều đó và cho bạn một khuôn khổ để phân bổ thời gian hợp lý.
Quy tắc quản lý thời gian 40 – 30 – 20 – 10 cho công việc:
– 40% thời gian vào những việc quan trọng nhất
– 30% thời gian làm những việc quan trọng thứ hai
– 20% thời gian làm những việc quan trọng thứ ba
– 10% thời gian làm tất cả mọi thứ kết hợp lại
Theo đó, bạn sẽ có một lựa chọn duy nhất mà rất hợp lý, tập trung vào ba việc ưu tiên hàng đầu, ưu tiên làm lần lượt chỉ ba việc này và dành chút thời gian làm những việc khác – nhưng không quá nhiều thời gian.
Nhìn vào quy tắc 40 – 30 – 20 – 10 ta thấy rằng chúng ta nên sử dụng số thời gian gấp đôi để giải quyết vấn đề ưu tiên số một so với vấn đề ưu tiên số ba. Nói chung là công việc ưu tiên hàng đầu của bạn sẽ có ảnh hưởng hơn rất nhiều so với những việc khác bạn làm. Hãy thay đổi lối tư duy công việc quan trọng về mặt lý thuyết sang tư duy hoàn thành thực tế công việc bằng cách đầu tư thời gian dành cho nó.
Lên danh sách các việc cần phải làm
Việc đầu tiên cần làm để quản lý thời gian hiệu quả chính là lên danh sách các việc cần làm và thời gian cần hoàn thành công việc đó. Sử dụng danh sách nhằm kiểm soát dự án và các nhiệm vụ phải thực hiện và giữ cho bản thân làm việc có tổ chức.
Việc này giúp bạn dễ dàng tận dụng thời gian quý giá của mình. Công việc càng rõ ràng bao nhiêu thì mức độ hoàn thành càng cao bấy nhiêu. Bên cạnh đó, hãy luôn giữ danh sách bên cạnh bạn, trong ví, trên bàn làm việc hay trong lịch làm việc hàng ngày.
Lập kế hoạch cho công việc
Lập kế hoạch cho công việc
Việc lập kế hoạch rất cần thiết, khi bạn đã liệt kê các công việc cần phải làm thì việc hoàn thành nó sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Lập kế hoạch còn giúp bạn kiểm tra xem mình đã đạt yêu cầu hay chưa và có các giải pháp điều chỉnh khi có các sai sót xảy ra.
Hãy phân chia một công việc lớn thành các việc nhỏ, đơn giản, sau đó sắp xếp thứ tự ưu tiên và xác định thời gian hoàn thành cụ thể.
Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên. Sau khi đã liệt kê ra các việc cần làm, hãy dành chút thời gian kiểm tra lại xem công việc nào quan trọng và phải hoàn thành trước.
Có thể lập danh sách các nhiệm vụ cần làm trong ngày hoặc trong tuần và sắp xếp theo từng loại:
- Những việc quan trọng và cấp bách cần được thực hiện đầu tiên.
- Việc quan trọng nhưng không cấp bách thực hiện tiếp theo.
- Tạo một danh mục riêng cho những nhiệm vụ không quan trọng nhưng cấp bách.
- Cuối cùng là những việc không quan trọng và không cấp bách sẽ được hoàn thành sau cùng khi những việc trước đó đã hoàn thành xong.
Hãy giải lao sau mỗi nhiệm vụ
Sau khi hoàn thành mỗi nhiệm vụ, hãy dành 5-7 phút nghỉ ngơi để thưởng cho bản thân. Điều này vừa giúp cơ thể bạn thay đổi trạng thái, vừa giúp não bộ được refresh lại, sạc thêm năng lượng bằng cách uống một tách trà, đi lại một vòng,… để tiếp tục tỉnh táo và sẵn sàng cho các công việc tiếp theo.
Giải lao trong khi giải quyết vấn đề phức tạp
Theo chuyên gia Creswell, những người phải thực thi những nhiệm vụ phức tạp thường giải quyết công việc tốt hơn khi họ nghỉ giải lao 2 phút và làm một việc hoàn toàn khác, chẳng hạn giải ô chữ trong khi cố hoàn thành việc khai báo thuế. “Não của bạn sẽ xử lý thông tin trong vô thức khi bạn làm những việc khác biệt (với nhiệm vụ chính)”, Creswell giải thích.
Đừng lo lắng quá
Sau mỗi nhiệm vụ, đánh dấu check hoàn thành và đọc lại một lượt xem tại thời điểm này, việc nào sẽ được xếp quan trọng tiếp theo? Và khi đã làm, hãy xem nó là nhiệm vụ duy nhất. Nếu đang làm việc này mà não bộ lại đang nghĩ đến các việc hoặc các vấn đề khác chỉ làm cho việc hiện tại trở nên rối ren và giảm hiệu quả hơn thôi.
Hạn chế tìm kiếm qua mạng
Hạn chế tìm kiếm qua mạng
Khi gặp một vấn đề phức tạp và khó giải quyết, việc đầu tiên chúng ta nghĩ tới chính là “hỏi chị google”. Chúng ta thường truy cập rất nhiều trang nhưng chỉ một vài trang cho ra kết quả.
Hơn nữa, việc lang thang trên mạng còn khiến lân la tìm kiếm sang các trang mạng xã hội quen thuộc như Facebook, Instagram,… Do đó, để tránh mất thời gian, bạn chỉ nên tập trung tìm kiếm tài liệu cần thiết cho công việc. Nếu có thể, hãy tắt điện thoại di động khi làm việc trên máy tính.
Kết luận
Hy vọng những cách trên đây sẽ giúp bạn thay đổi cách quản lý thời gian và xử lý công việc của bạn, giúp bạn tận hưởng thành quả công việc thay vì cố để làm cho xong các công việc còn dang dở. Giúp bạn có thêm thông tin tham khảo để ứng dụng vào các công việc trong tương lai của mình!
